25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako „RODO”, „ORODO”, „GDPR” lub „Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych”).

W związku z tym prezentujemy informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Fundację NIKA:

 

 

Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja NIKA z siedzibą w Konstancinie-Jeziornie (05-520), przy ul. Warszawskiej 21 D/36. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych należy się kontaktować z zarządem Fundacji poprzez kontakt mailowy na adres: fundacja@nika.org.pl.

 

 

Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Administrator przetwarza dane :

  1. w celu zawarcia, wykonywania, rozwiązania umów lub innych czynności prawnych – chodzi o wszelkie czynności przygotowawcze poprzedzające zawarcie umowy, czynności w procesie zawierania, wykonywania i rozwiązywania umów, w tym w szczególności umów związanych z prowadzeniem szkoleń, warsztatów, wydarzeń kulturalnych, usług, projektów (pracownicy, beneficjenci, kontrahenci).
  2. w celu wykonywania czynności w ramach zgody wyrażonej przez Panią/Pana na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych – chodzi o realizację usług informacyjnych o działaniach i ofercie Administratora kierowanej bezpośrednio na Pani/Pana adres mailowy (tzw. newsletter).
  3. w celu wykonywania obowiązku prawnego – chodzi o obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów prawa krajowego i prawa wspólnotowego (prawa Unii Europejskiej), w tym w szczególności prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości, archiwizacji, przepisów dotyczących przeciwdziałaniu czynom zabronionym. Ponadto Administrator ma prawo przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu wykonania obowiązków wynikających z decyzji, orzeczeń wydawanych przez uprawnione organy, instytucje lub sądy. Administrator ma prawo wykorzystywać Pani/Pana dane osobowe do wewnętrznych analiz statystycznych i zarządczych.
  4. w celu utrzymania, rozwijania i wyświetlania serwisów internetowych należących do Administratora lub wykonywania komunikacji za pomocą tych serwisów internetowych, w zakresie danych identyfikujących takich jak numer IP.
  5. w celu marketingowym rozumianym jako łączenie danych otrzymanych od Pani/Pana z informacjami dotyczącymi cech, zachowań lub preferencji w celu dopasowania oferty Administratora do potrzeb jego klientów (tzw. profilowanie).
  6. w celu wykonywania prawnie uzasadnionych interesów Administratora takich jak:
    1. zapewnienia bezpieczeństwa osób (pracowników, klientów) i mienia;
    2. zapewnienia wysokiej jakości świadczonych usług, w zakresie, który nie wynika z obowiązków nałożonych przepisami prawa, a z zasad i polityk przyjętych przez Administratora;
    3. zapewnienia realizacji działań marketingowych dostosowanych do potrzeb klienta (tzw. profilowanie);
    4. dochodzenia praw lub obrony w sprawie roszczeń lub praw Administratora.
  7. w celach innych niż wymienione w pkt. a)-f), określonych jako cele drugorzędne takich jak:
    1. archiwizacja danych;
    2. audyty i postępowania wyjaśniające;
    3. wdrożenie mechanizmów kontroli biznesowej/zarządczej;
    4. doradztwo biznesowe, prawne lub ekonomiczne, które jest świadczone na rzecz Administratora np. usługi księgowe.

 

 

Kategorie odbiorców danych

Dane osobowe mogą być przekazywane do następujących rodzajów odbiorców:

  1. podmiotów lub organów upoważnionych na podstawie przepisów prawa tj. np. ZUS, organy podatkowe, prokuratura, policja, sąd, archiwum itp.
  2. podmiotów świadczących usługi na rzecz Administratora takich jak usługi księgowe, bankowe itp.

Administrator nie będzie przekazywał danych osobowych żadnym innym podmiotom z wyjątkiem podmiotów wymienionych powyżej, w szczególności podmiotom trudniącym się tworzeniem komercyjnych baz danych.

 

 

Zamiar przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej, w wyłączeniem sytuacji, kiedy odbiorcy danych, o których mowa w pkt. powyżej będą podmiotami zarejestrowanymi zagranicą.

 

 

Okres przez który dane będą przechowywane (albo kryteria ustalenia tego okresu)

Okres przetwarzania danych osobowych zależy od celu, w jakim zostały one zebrane i są przetwarzane, przepisów obowiązującego prawa, zgód lub innych oświadczeń przez Panią/Pana złożonych. Administrator przetwarza dane związane z:

  1. umową – przez czas niezbędny do jej zrealizowania, rozliczenia oraz zgodnie z przepisami podatkowymi – 5 lat od zakończenia realizacji umowy/projektu;
  2. umową pracowniczą – przez czas niezbędny do jej zrealizowania, rozliczenia oraz zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy – 50 lat po zakończeniu stosunku pracy;
  3. rekrutacją pracowników/współpracowników – przez czas niezbędny do przeprowadzenia i zakończenia procesu rekrutacji – 6 miesięcy po zakończeniu rekrutacji. W przypadku, gdy kandydat wyrazi zgodę na zatrzymanie jego danych osobowych w bazie danych na wypadek możliwości nawiązania współpracy w przyszłości – do momentu ustania przydatności tych danych.
  4. beneficjentami projektów – do momentu ustania przydatności danych, nie dłużej jednak niż do czasu odwołania zgody osoby zainteresowanej. Zaprzestanie przetwarzania danych w celu określonym zgodą nie niweczy prawa Administratora do przetwarzania danych w tym samym celu, ale na innej podstawie prawnej. Osoba zainteresowana zawsze może wycofać wszystkie lub niektóre zgody.
  5. newsletterem – do momentu ustania przydatności danych, nie dłużej jednak niż do czasu odwołania zgody osoby zainteresowanej. Zaprzestanie przetwarzania danych w celu określonym zgodą nie niweczy prawa Administratora do przetwarzania danych w tym samym celu, ale na innej podstawie prawnej. Osoba zainteresowana zawsze może wycofać wszystkie lub niektóre zgody.
  6. potencjalnymi kontrahentami/kontaktami – do momentu ustania przydatności tych danych, nie dłużej jednak niż do czasu odwołania zgody osoby zainteresowanej. Zaprzestanie przetwarzania danych w celu określonym zgodą nie niweczy prawa Administratora do przetwarzania danych w tym samym celu, ale na innej podstawie prawnej. Osoba zainteresowana zawsze może wycofać wszystkie lub niektóre zgody.

 

 

Informacja o prawach

  1. ma Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, prawo do ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, do ich usunięcia (o ile nie stoi to w sprzeczności z obowiązującymi przepisami) lub ograniczenia przetwarzania danych.
  2. ma Pani/Pan prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
  3. ma Pani/Pan prawo (w zakresie technicznie możliwym) do przenoszenia danych Pani/Pana dotyczących oraz do uzyskania kopii tych danych. Pierwsza kopia jest bezpłatna. Prawo to nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób, w tym tajemnic handlowych i własności intelektualnej.
  4. ma Pani/Pan prawo do cofnięcia wszystkich lub niektórych zgód dotyczących przetwarzania danych Pani/Pana dotyczących, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych przed cofnięciem zgody ani podstawę prawną tego przetwarzania.
  5. ma Pani/Pan prawo do bycia zapomnianym, co nie wpływa na przetwarzanie danych przed wyrażeniem takiej woli ani podstawę prawną tego przetwarzania.

Wnioski w sprawie realizacji praw należy składać mailowo na adres: fundacja@nika.org.pl lub pisemnie.

 

 

Organem nadzorczym wobec Administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

 

 

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz profilowanie ma miejsce wówczas, kiedy Administrator przetwarza dane osobowe w celu skierowania na Pani/Pana adres mailowy oferty dostosowanej do Pani/Pana potrzeb i preferencji. Ma to na celu ograniczenie ilości przesyłanych materiałów informacyjnych dotyczących oferty Administratora do tych, które w jak największym stopniu odpowiadają Pani/Pana zainteresowaniom.

 

 

Informacja o obowiązku podania danych

W przypadku zawarcia umowy lub zgłoszenia się do projektu w charakterze beneficjenta podanie danych osobowych jest konieczne do jej zawarcia. Wynika to z obowiązujących przepisów prawa oraz obowiązków nałożonych na strony obrotu prawnego w zakresie identyfikacji i weryfikacji strony umowy. Nie podanie danych osobowych w wymaganym do identyfikacji zakresie, spowoduje niemożność zawarcia umowy i jej realizacji przez Administratora.

Wyrażenie każdego typu zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz zgody na publikację wizerunku jest dobrowolne. Jakkolwiek brak zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych skutkować będzie brakiem kierowania na Pani/Pana adres mailowy informacji z newslettera. Brak zgody na publikację wizerunku może oznaczać niewygodę podczas realizacji umowy/projektu związaną z koniecznością opuszczenia sali podczas wykonywania zdjęć do celów promocyjnych.