25 maja 2018 roku zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (określane jako „RODO”, „ORODO”, „GDPR” lub „Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych”).
W związku z tym prezentujemy informacje na temat przetwarzania danych osobowych przez Fundację NIKA:
Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja NIKA z siedzibą w Konstancinie-Jeziornie (05-520), przy ul. Warszawskiej 21 D/36. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych należy się kontaktować z zarządem Fundacji poprzez kontakt mailowy na adres: fundacja@nika.org.pl.
Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania
Administrator przetwarza dane :
- w celu zawarcia, wykonywania, rozwiązania umów lub innych czynności prawnych – chodzi o wszelkie czynności przygotowawcze poprzedzające zawarcie umowy, czynności w procesie zawierania, wykonywania i rozwiązywania umów, w tym w szczególności umów związanych z prowadzeniem szkoleń, warsztatów, wydarzeń kulturalnych, usług, projektów (pracownicy, beneficjenci, kontrahenci).
- w celu wykonywania czynności w ramach zgody wyrażonej przez Panią/Pana na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych – chodzi o realizację usług informacyjnych o działaniach i ofercie Administratora kierowanej bezpośrednio na Pani/Pana adres mailowy (tzw. newsletter).
- w celu wykonywania obowiązku prawnego – chodzi o obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów prawa krajowego i prawa wspólnotowego (prawa Unii Europejskiej), w tym w szczególności prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości, archiwizacji, przepisów dotyczących przeciwdziałaniu czynom zabronionym. Ponadto Administrator ma prawo przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu wykonania obowiązków wynikających z decyzji, orzeczeń wydawanych przez uprawnione organy, instytucje lub sądy. Administrator ma prawo wykorzystywać Pani/Pana dane osobowe do wewnętrznych analiz statystycznych i zarządczych.
- w celu utrzymania, rozwijania i wyświetlania serwisów internetowych należących do Administratora lub wykonywania komunikacji za pomocą tych serwisów internetowych, w zakresie danych identyfikujących takich jak numer IP.
- w celu marketingowym rozumianym jako łączenie danych otrzymanych od Pani/Pana z informacjami dotyczącymi cech, zachowań lub preferencji w celu dopasowania oferty Administratora do potrzeb jego klientów (tzw. profilowanie).
- w celu wykonywania prawnie uzasadnionych interesów Administratora takich jak:
- zapewnienia bezpieczeństwa osób (pracowników, klientów) i mienia;
- zapewnienia wysokiej jakości świadczonych usług, w zakresie, który nie wynika z obowiązków nałożonych przepisami prawa, a z zasad i polityk przyjętych przez Administratora;
- zapewnienia realizacji działań marketingowych dostosowanych do potrzeb klienta (tzw. profilowanie);
- dochodzenia praw lub obrony w sprawie roszczeń lub praw Administratora.
- w celach innych niż wymienione w pkt. a)-f), określonych jako cele drugorzędne takich jak:
- archiwizacja danych;
- audyty i postępowania wyjaśniające;
- wdrożenie mechanizmów kontroli biznesowej/zarządczej;
- doradztwo biznesowe, prawne lub ekonomiczne, które jest świadczone na rzecz Administratora np. usługi księgowe.
Kategorie odbiorców danych
Dane osobowe mogą być przekazywane do następujących rodzajów odbiorców:
- podmiotów lub organów upoważnionych na podstawie przepisów prawa tj. np. ZUS, organy podatkowe, prokuratura, policja, sąd, archiwum itp.
- podmiotów świadczących usługi na rzecz Administratora takich jak usługi księgowe, bankowe itp.
Administrator nie będzie przekazywał danych osobowych żadnym innym podmiotom z wyjątkiem podmiotów wymienionych powyżej, w szczególności podmiotom trudniącym się tworzeniem komercyjnych baz danych.
Zamiar przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej
Administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej, w wyłączeniem sytuacji, kiedy odbiorcy danych, o których mowa w pkt. powyżej będą podmiotami zarejestrowanymi zagranicą.
Okres przez który dane będą przechowywane (albo kryteria ustalenia tego okresu)
Okres przetwarzania danych osobowych zależy od celu, w jakim zostały one zebrane i są przetwarzane, przepisów obowiązującego prawa, zgód lub innych oświadczeń przez Panią/Pana złożonych. Administrator przetwarza dane związane z:
- umową – przez czas niezbędny do jej zrealizowania, rozliczenia oraz zgodnie z przepisami podatkowymi – 5 lat od zakończenia realizacji umowy/projektu;
- umową pracowniczą – przez czas niezbędny do jej zrealizowania, rozliczenia oraz zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy – 50 lat po zakończeniu stosunku pracy;
- rekrutacją pracowników/współpracowników – przez czas niezbędny do przeprowadzenia i zakończenia procesu rekrutacji – 6 miesięcy po zakończeniu rekrutacji. W przypadku, gdy kandydat wyrazi zgodę na zatrzymanie jego danych osobowych w bazie danych na wypadek możliwości nawiązania współpracy w przyszłości – do momentu ustania przydatności tych danych.
- beneficjentami projektów – do momentu ustania przydatności danych, nie dłużej jednak niż do czasu odwołania zgody osoby zainteresowanej. Zaprzestanie przetwarzania danych w celu określonym zgodą nie niweczy prawa Administratora do przetwarzania danych w tym samym celu, ale na innej podstawie prawnej. Osoba zainteresowana zawsze może wycofać wszystkie lub niektóre zgody.
- newsletterem – do momentu ustania przydatności danych, nie dłużej jednak niż do czasu odwołania zgody osoby zainteresowanej. Zaprzestanie przetwarzania danych w celu określonym zgodą nie niweczy prawa Administratora do przetwarzania danych w tym samym celu, ale na innej podstawie prawnej. Osoba zainteresowana zawsze może wycofać wszystkie lub niektóre zgody.
- potencjalnymi kontrahentami/kontaktami – do momentu ustania przydatności tych danych, nie dłużej jednak niż do czasu odwołania zgody osoby zainteresowanej. Zaprzestanie przetwarzania danych w celu określonym zgodą nie niweczy prawa Administratora do przetwarzania danych w tym samym celu, ale na innej podstawie prawnej. Osoba zainteresowana zawsze może wycofać wszystkie lub niektóre zgody.
Informacja o prawach
- ma Pani/Pan prawo do żądania od Administratora dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących, prawo do ich sprostowania, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym, do ich usunięcia (o ile nie stoi to w sprzeczności z obowiązującymi przepisami) lub ograniczenia przetwarzania danych.
- ma Pani/Pan prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
- ma Pani/Pan prawo (w zakresie technicznie możliwym) do przenoszenia danych Pani/Pana dotyczących oraz do uzyskania kopii tych danych. Pierwsza kopia jest bezpłatna. Prawo to nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób, w tym tajemnic handlowych i własności intelektualnej.
- ma Pani/Pan prawo do cofnięcia wszystkich lub niektórych zgód dotyczących przetwarzania danych Pani/Pana dotyczących, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na przetwarzanie danych przed cofnięciem zgody ani podstawę prawną tego przetwarzania.
- ma Pani/Pan prawo do bycia zapomnianym, co nie wpływa na przetwarzanie danych przed wyrażeniem takiej woli ani podstawę prawną tego przetwarzania.
Wnioski w sprawie realizacji praw należy składać mailowo na adres: fundacja@nika.org.pl lub pisemnie.
Organem nadzorczym wobec Administratora w zakresie przetwarzania danych osobowych jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Zautomatyzowane podejmowanie decyzji oraz profilowanie ma miejsce wówczas, kiedy Administrator przetwarza dane osobowe w celu skierowania na Pani/Pana adres mailowy oferty dostosowanej do Pani/Pana potrzeb i preferencji. Ma to na celu ograniczenie ilości przesyłanych materiałów informacyjnych dotyczących oferty Administratora do tych, które w jak największym stopniu odpowiadają Pani/Pana zainteresowaniom.
Informacja o obowiązku podania danych
W przypadku zawarcia umowy lub zgłoszenia się do projektu w charakterze beneficjenta podanie danych osobowych jest konieczne do jej zawarcia. Wynika to z obowiązujących przepisów prawa oraz obowiązków nałożonych na strony obrotu prawnego w zakresie identyfikacji i weryfikacji strony umowy. Nie podanie danych osobowych w wymaganym do identyfikacji zakresie, spowoduje niemożność zawarcia umowy i jej realizacji przez Administratora.
Wyrażenie każdego typu zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz zgody na publikację wizerunku jest dobrowolne. Jakkolwiek brak zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych skutkować będzie brakiem kierowania na Pani/Pana adres mailowy informacji z newslettera. Brak zgody na publikację wizerunku może oznaczać niewygodę podczas realizacji umowy/projektu związaną z koniecznością opuszczenia sali podczas wykonywania zdjęć do celów promocyjnych.
